Urlaubsplanungen ganz einfach in Sharepoint

Viele Unternehmen suchen nach einfachen Lösungen, um ihre Urlaubsplanungen auf einfachem Weg dokumentieren zu können. Dabei ist meistens die oberste Prämisse, dass die Realisierung keine Kosten verursachen sollte. Sharepoint, welches heutzutage in den meisten Unternehmen eingesetzt wird, bietet durch den Einsatz von Workflows eine wirklich einfache Möglichkeit, ganz ohne Programmierkenntnisse, einen solchen Urlaubskalender zu realisieren. Die Vorgehensweise möchte ich nun kurz erläutern und in den folgenden Zeilen einen solchen Workflow unter Verwendung von SP 2013 und dem SP Designer 2013 erstellen. Für eine einfache Urlaubsplanung werden lediglich zwei SharePoint Listen benötigt. – Bei der ersten Liste handelt es sich um eine benutzerdefinierte Liste, die der Verwaltung der Urlaubsanträge dient. – Die zweite Liste ist ein Sharepoint Kalender, der als Standard in jeder SP – Version enthalten ist.   Die Benutzerdefinierte Liste Die Benutzerdefinierte Liste beinhaltet grundsätzlich drei Spalten.

  • Von
  • Bis
  • Beantragende Person

Dabei habe ich diese Liste in dem Sharepointdesigner angelegt und dieser den Namen ThomasSeineUrlaubsantraege genannt. Die Liste kann natürlich auch über Sharepoint selber angelegt werden. Anschließend ist der neu angelegten Liste unter „Listenspalten bearbeiten“ die Spalten von und bis als Datum angelegt und diese als Pflichtfeld gekennzeichnet, in dem die Felder als nicht leer gekennzeichnet werden. Siehe hierzu die Abbildung 1. Sharepoint 1 Abbildung 1 Weiterhin wird die Spalte BeantragendePerson als Person oder Gruppenfeld hinzugefügt und dahingehend angepasst, dass nur eine Person eingetragen werden kann.   Nachdem in der Liste das Feld beantragende Person ausgeblendet wurde (siehe Abbildung 2) sollte die Sicht für das Neuanlegen eines neuen Urlaubsantrages wie in Abblidung 3 dargestellt aussehen. Sharepoint 2 Abbildung 2   Sharepoint 3 Abbildung 3   Die Kalenderliste Die zweite Liste die für unseren Urlaubsplaner benötigt wird, ist ein Standard Sharepoint Kalender. An diesem sind keine Konfigurationen vorzunehmen. In meinem Beispiel habe ich den schönen Namen ThomasSeinUrlaubskalender vergeben.   Der Workflow Kommen wir nun zur Erstellung des Workflows mit dessen Hilfe ein Urlaubsantrag genehmigt bzw. abgelehnt werden kann. Abbildung 4 zeigt den fertigen Workflow. Sharepoint 4 Abbildung 4 Zunächst wird der Workflowstatus auf „Warte auf Genehmigung“ gesetzt. Die folgende Wenn Bedingung führt eine Validierung aus, die prüft ob das Ende-Datum kleiner ist als das Start-Datum ist. Wenn dem so ist, wird der Workflowstatus auf „Fehler in der Eingabe“ gesetzt und dieser beendet Andernfalls wird dem Chef – in diesem Fall mir, eine Aufgabe zugewiesen, die entsprechend zu genehmigen bzw. abzulehnen ist. Sofern der Urlaub genehmigt wurde, wird der Status des Workflows auf „Genehmigt“ gesetzt, ein Eintrag in dem Kalender vorgenommen indem ein neuer Eintrag im Urlaubskalender erzeugt wird (siehe Abbildung 5) und eine E-Mail an den Antragssteller, (d.h. dem Ersteller des Listeneintrages) geschickt. Sharepoint 5 Abbildung 5 Dies erfolgt indem bei E-Mail an diese Benutzer das Adressbuch auswählen und dort Workflow-Nachschlagevorgang für Benutzer hinzufügen (siehe Abbildung 6) und dort das Quellenfeld auf „Erstellt von“ auswählen (Abbildung 7) Sharepoint 6 Abbildung 6 Sharepoint 7 Abbildung 7 Zu guter Letzt wird der Antrag aus der Antragsliste gelöscht. Wird der Antrag abgelehnt wird ebenfalls eine E-Mail an den Antragssteller verschickt und der Status auf Abgelehnt gesetzt. Zu Dokumentationszwecken bleiben abgelehnte Dokumente in der Liste enthalten.

Résumé

Durch die Verwendung von Sharepoint und dem Sharepoint Designer ist die Erstellung einer simplen Urlaubsplanung kinderleicht zu realisieren. Dies ist, wie oben gezeigt, ganz ohne Programmierkenntnisse zu realisieren. Das oben beschriebene Vorgehen lässt sich dabei eins zu eins auch auf den Sharepoint Online anwenden. Als Microsoft Partner stehen wir Ihnen bei Ihren Fragen und Herausforderungen jederzeit gerne beratend zur Seite. Nehmen Sie doch einfach Kontakt zu mir auf. Ich verspreche Ihnen dass ich mich kurzfristig zurück melde.

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Thomas Sobizack
Thomas Sobizack ist Diplom-Informatiker und bei uns im Unternehmen als Berater und Architekt für Microsoft .NET-Anwendungen tätig. Er verfügt über grundlegende Kenntnisse und Erfahrungen mit den Business Intelligence-Produkten der Microsoft SQL Server Plattform. Für die Fachzeitschrift windows.developer schreibt er als Autor zu aktuellen Themen und Trends rund um die Microsoft Entwicklung (.NET, Azure etc.).

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