6 Tipps um das Arbeiten im Homeoffice mit Microsoft Teams effizienter zu gestalten

Verwenden Sie und Ihre Organisation Teams für Zusammenarbeit und Kommunikation?

Ähnlich wie bei anderen Chat-Tools können Sie mit Microsoft Teams mehrere Kanäle (Diskussionsbereiche) für Ihr Team einrichten, Dateien freigeben und speichern sowie Live-Sprach- und Videokonferenzen durchführen. Als Teil der Microsoft Office-Suite lässt sich Teams in andere Microsoft-Apps wie Word, OneNote, Planner und SharePoint integrieren.

Wenn Sie bereits mit Microsoft Teams arbeiten, nutzen Sie doch die folgenden 6 Tipps!

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1. Integration von Planner in Microsoft Teams für eine einfache Aufgabenverwaltung

Ein Vorteil, den Teams gegenüber Slack und anderen Mitbewerbern bietet, ist, dass Sie Microsoft-Apps wie Planner  in Teams verwenden können (Dazu zählt auch Microsoft Power BI).

Planner ist ein Tool zur Aufgabenverwaltung für kleine Teams. Aufgepasst! Es ist kein Tool um große Workloads zu verwalten; dafür gibt es bessere Alternativen. Planner kann genutzt werden, um Aufgaben in kleineren Teams zu verfolgen und Personen zu referenzieren. Man kann Zeitpunkte festlegen, wann eine Aufgabe anfängt und wann diese fertig sein muss. Außerdem können Checklisten erstellt und gepflegt, Dateien eingefügt und Kommentare hinterlassen werden. 

Neben Planner und Microsoft Power BI gibt es noch diverse andere Möglichkeiten Microsoft Teams zu erweitern, wie Sie im angefügten Bild sehen können. Am besten probieren Sie eine Registerkarte, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, aus!

2. Laden Sie Außenstehende in Ihr Team ein

Microsoft Teams ist nicht nur auf Ihre interne Organisation beschränkt. Sie arbeiten möglicherweise mit einem Kunden oder einer Partneragentur zusammen? Solange Ihr Wunschpartner ein Outlook-Konto hat, können Sie jedem einen Gastzugriff gewähren, um zu chatten, Dokumente zu teilen und vieles mehr! 

3. Nutzen Sie Tastaturkürzel um schneller in Microsoft Teams zu arbeiten

Es gibt es eine Reihe an Tastaturkürzel, die Ihnen im Arbeitsalltag durchaus Zeit sparen können. Wussten Sie, dass man mit STRG+6 sofort in die Datei Übersicht wechselt? Oder dass man mit STRG+O sofort eine Datei anfügen kann? Zeigen Sie alle in Teams verfügbaren Tastaturkürzel an, indem Sie STRG+E drücken, um zum Suchfeld zu gelangen. Dann geben Sie /tasten ein, um eine Übersicht über alle Tastaturkürzel zu bekommen.

4. Sharepoint zum Speichern und Teilen von Dateien

Viele Unternehmen nutzen bereits Sharepoint für die Zusammenarbeit und den Austausch unter den Mitarbeitern. Die gute Nachricht ist, dass es in Teams integriert ist. In jedem Kanal können Sie auf die Registerkarte „Dateien“ klicken, um Dateien über SharePoint für Teammitglieder freizugeben. Oder Sie können auf SharePoint-Dateien zugreifen, die bereits für den Kanal freigegeben wurden. Teammitglieder können mithilfe von Office Online oder einer Office-Desktop-App an Dateien zusammenarbeiten, die für einen Kanal freigegeben wurden.

5. Nutzen Sie Teams in Zusammenarbeit mit Outlook

Wenn Sie die Desktopversion von Outlook und Microsoft Teams nutzen, dann ist Ihnen vielleicht bereits aufgefallen, dass Sie beim Erstellen eines neuen Termins oben in der Leiste ein Ribbon „neue Teams-Besprechung“ haben. Mit diesem Ribbon können Sie eine Teambesprechung innerhalb von Teams erstellen. Sobald der Zeitpunkt der Besprechung gekommen ist, können sich dann alle per Teams in den Termin einhaken und miteinander kommunizieren.

Andersherum können Sie auch ein Meeting innerhalb Teams erstellen, das dann in Ihrem Outlook Kalender erscheint. Auch in Microsoft Teams steht Ihnen hier der Terminplanungs-Assistent zur Verfügung, der Ihnen eine gute Übersicht über Ihren Zeitplan gibt.

6. Lesezeichen für bestimmte Inhalte

Mit einem Lesezeichen können Sie eine wichtige Nachricht oder eine relevante Datei markieren und später lesen. Dieses Lesezeichen kann Ihnen helfen, Dateien, die häufig genutzt werden, schnell wiederzufinden. Mit diesem Feature müssen Sie keine Zeit mehr auf das Suchen von Inhalten verschwenden!

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Noch ein paar interessante Links:

Sollten Sie Fragen haben, können Sie mich gerne jederzeit per E-Mail unter lukas.bothe@arelium.de erreichen.

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Lukas Bothe

Lukas Bothe

Lukas Bothe hat sich nach seiner Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement dazu entschieden, den nächsten Schritt mit einem Studium der Wirtschaftsinformatik zu gehen.

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