Power Automate als Input für Power BI

Seit einigen Jahren bietet einem Microsoft in Office 365 die Möglichkeit mit Power Automate (https://flow.microsoft.com/de-de/ – ehemals Microsoft Flow) verschiedene Dinge sehr einfach zu automatisieren. Power Automate bietet hier ein sehr umfangreiches Repertoire an Möglichkeiten. So kann ich mir einen eigenen Genehmigungsworkflow bauen oder auch Verbindungen und Abhängigkeiten von verschiedenen Kalendern erstellen. Somit kommt man von Power Automate als Input für Power BI zu einem informativen Dashboard.

Das nachfolgende Bild zeigt den Einstieg beim Erstellen eines Flows:

mit-leerer-app-starten

Alternativ kann ich mir aus einem großen Topf an Vorlagen diverse Dinge schnell automatisieren:

alle-flows

Grundlagen für alle diese Automatisierungen sind sogenannte Konnektoren. Das ist eine riesige Liste von bereits verfügbaren Verbindungen an verschiedene Quell- oder Zielsysteme. Hier gibt es Twitter, E-Mail, SAP ERP und so weiter. Insgesamt werden es aktuell so um die 200 Konnektoren sein.

Im nachfolgenden Bild sind ein paar Beispiele aufgeführt:

verschiedene-Flows

Für ein einfaches Beispiel werde ich zeigen, wie ich eine Statistik über meinen Mail-Eingang erstellen kann. Dazu brauche ich zwei Konnektoren, die miteinander in Verbindung zu einer Datensammlung führen sollen. Als Quelle setze ich Office 365 Outlook ein und als Ziel Power BI.

Ich will hier auch einmal erwähnen, dass der Konnektor SQL Server als Quelle für jegliche Überwachung verwendet werden kann. Ich kann hier überwachen, wann es Änderungen gegeben hat oder Objekte angelegt oder gelöscht wurden. Das bietet sicherlich interessante Optionen für das ein oder andere Szenario. Im Rahmen dieses Blogs führt es aber zu weit.

Also erstelle ich im ersten Schritt eine App, die automatisiert gestartet werden soll:

automatisierter-flow

Nachdem ich einen Namen vergeben habe und als Trigger (also wann soll der Flow starten) „Bei Eingang einer neuen E-Mail“ ausgesucht habe, wird der Flow bereits erstellt. Das bedeutet bisher, dass mit jeder Mail, die in mein Postfach kommt, später der Flow angestoßen wird. Ich kann hier auch diverse weitere Einschränkungen vornehmen. Also zum Beispiel nur die Mails eines bestimmten Kollegen oder Kunden filtern.

Bisher alles noch nicht so spannend. Jetzt wollen wir aber das Ergebnis an Power BI weitergeben. Am Besten in der Form, dass ich ein Dataset in Power BI habe, dass immer, wenn ich eine neue Mail bekomme, einen neuen Eintrag bekommt.

Power BI kommt ins Spiel

Dafür wechsle ich einmal nach Power BI. In meinem Arbeitsbereich lege ich dann ein neues Dataset an. Wichtig ist hier, dass es sich um ein Streamingdataset handelt und nicht um ein einfaches Dataset:

streaming-dataset

Als Quelle wird API ausgewählt, danach wird die Schnittstelle beschrieben. Ich habe mich dazu entschieden ein paar Attribute der einkommenden Mails an Power BI zu übergeben. Diese sind im nachfolgenden Bild zu sehen:

Achtung: Damit die Übergabe aus Power Automate richtig funktioniert, muss hier Verlaufsdatenanalyse eingeschaltet werden. Sonst geht es nicht. Damit mache ich aus einem Streamingdataset auch gleich ein Pushdataset. Details dazu können hier nachgelesen werden: https://docs.microsoft.com/de-de/power-bi/connect-data/service-real-time-streaming

Wir haben also das Ziel in Power BI definiert und können es nun in Power Automate ansprechen. Also wieder zurück nach Power Automate. Dort wählen wir einen neuen Schritt aus. Und zwar Power BI: „Zeilen einem Dataset hinzufügen“. Nach Eingabe der verschiedenen Parameter habe ich folgende Sicht:

zeilen-hinzufügen

Hier können auch (wie im Beispiel) einfache Funktionen verwendet werden, um die Daten entsprechend passend zu machen.

Nur noch Speichern und mein Flow ist fertig. Schon ist er Aktiv und steht unter „Meine Flows“ zur Verfügung. Hier kann ich den Flow auch deaktivieren, für andere freigeben etc.

Es ist auch möglich den Verlauf anzusehen:

Posteingang-für-power-bi

Hier kann ich dann auch Fehler finden. So zum Beispiel eine fehlgeschlagene Anmeldung o.ä.

Jetzt werden also regelmäßig neue Zeilen in mein Dataset in Power BI eingetragen.

Neue Zeilen anzeigen lassen

Um diese angezeigt zu bekommen, erstelle ich einen neuen Bericht basierend auf dem neu angelegten Streamingdataset. Das kann ich entweder in Power BI Desktop oder direkt im Browser erledigen (mehr zum Thema Berichte mit Power BI erstellen auch in meinen weiteren Blogs: https://www.arelium.de/report-mit-power-bi-teil-1/ oder als Video: https://www.arelium.de/video-microsoft-power-bi-tutorial-fuer-anfaenger/).

Ich habe mich entschieden für einen Bericht, in dem ich die Anzahl der Mails pro Wochentag sehen kann. Nach mehreren Wochen Laufzeit habe ich damit eine Übersicht, wann mehr Mails in mein Postfach kommen und wann eher die ruhigen Tage sind. Nach einer Woche sieht der Bericht wie folgt aus:

power-bi-dashboard

Dabei habe ich ein Treemap und ein Kreisdiagramm zur Visualisierung eingesetzt. Sofort zu erkennen ist, dass ich in der letzten Woche am Dienstag die meisten Mails bekommen habe.

Bei der Gelegenheit möchte ich einmal darauf hinweisen, dass es möglich ist mit einem Analysebaum schnell einfache analysen zu visualisieren. Wie im nachfolgenden Beispiel:

power-bi-dashboard-mit-flow

Soweit zum Thema Power Automate als Input für Power BI nutzen.

Ich freue mich auf Rückmeldung zu dem Thema und auch auf weitere Anregungen zu neuen Beiträgen.

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Martin Kopp

Martin Kopp

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