Mein erster Report mit Power BI (Teil 1)

Was macht Power BI eigentlich? Wie kann ich einen Bericht mit Power BI erstellen? So oder so ähnlich sehen die Fargen aus, die mir gestellt werden, wenn ich zum ersten Mal Power BI beim Kunden erwähne. Die erste Frage habe ich bereits in einem Beitrag beantwortet. Hier geht es im weiteren darum einfach mal einen Report zu erstellen. Da dies durchaus etwas umfangreicher ist, habe ich mir vorgenommen drei Beiträge für dieses Thema vorzusehen.

Power BI Desktop

Um einen Bericht erstellen zu können, benötige ich im ersten Schritt die richtige App. Wie bereits in meinem vorigen Artikel erwähnt ist dies Power BI Desktop. Diese kann kostenfrei bei Microsoft heruntergeladen werden.

Power BI Desktop

Power Query

Ein Bericht soll ja auch etwas sinnvolles anzeigen. Dazu benötige ich im ersten Schritt Daten, die ich mir „irgendwo“ abhole. Am besten greife ich dazu auf ein Data Warehouse zu, in dem die Daten bereits aufbereitet zur Verfügung stehen. Es kann aber auch gewollt sein auf andere Quellen zuzugreifen. In Power BI kann dazu Power Query verwendet werden. Um dieses zu starten wähle ich „Abfragen bearbeiten“ aus. Alternativ kann mit „Daten abrufen“ direkt eine Datenquelle ausgewählt und befüllt werden. Am Ende steckt immer eine Power Query Abfrage dahinter.

Power Query-Editor

Mit Power Query kann ich jetzt verschiedene Quellen einbinden („Neue Quelle“). Power Query kann aber noch viel mehr. Hier kann ich beispielsweise Datentypen umformen oder Daten aus den Quellen filtern und anreichern. Es empfiehlt sich hier möglichst viel Vorarbeit zu erledigen, da die in Power Query gefilterte Zeilen nicht mit in Power BI geladen werden. Ich kann mir also unter Umständen viel Speicherplatz sparen.

Es ist möglich mehrere Abfragen einzubinden, mehrere Schritte für die Filterung oder Verdichtung von Daten einzubauen, Daten anzureichern und in jeglicher Form zu transformieren. Hier sind wenig Grenzen gesetzt.

Power Query-erstellte Abfragen

In dem Screenshot kann man sehen, dass ich zwei Abfragen erstellt habe (Links). Außerdem werden Daten zur aktuell ausgewählten Abfrage angezeigt (Mitte). Rechts sind die Schritte erkennbar, die zum aktuellen Zustand der Ansicht geführt haben.

Mit „Schließen und Übernehmen“ kann ich die Bearbeitung abschließen und komme nach Power BI Desktop zurück. An dieser Stelle werden die Daten in Power BI geladen. Das kann durchaus etwas dauern, je nachdem wie viele Daten in meinen Quellen abgeholt werden. Zurück in Power BI Desktop macht es spätestens jetzt Sinn, einmal die bisherigen Ergebnisse zu speichern. In Power BI Desktop wird dabei lokal auf der eigenen Festplatte eine Datei mit der Endung pbix gespeichert. Darin enthalten sind alle Daten, Berichte, Power Query Abfragen etc. Hier sind wir noch nicht in einem Portal.

Noch ein paar Worte zu Power Query. Dem ein oder anderen wird das bereits bekannt vorkommen. Power Query wurde vor einigen Jahren in Excel zur Verfügung gestellt und ich habe dazu auch schon ein paar Mal etwas geschrieben. Power Query ist sehr mächtig und kann bereits sehr viel vom Beladungsprozess abbilden. Bei meinen Coachings zu Power BI fällt mir immer wieder auf, dass Power Query vollkommen unterschätzt wird. Hier aber liegt die meiste Arbeit. Die Daten müssen zuverlässig und richtig sein und genau das erfolgt in Power Query. Ich kann nur empfehlen sich hiermit ausgiebig zu beschäftigen.

Ich werde im nächsten Beitrag erläutern, was ich jetzt mit den abgeholten Daten machen kann und wie ich sie perfekt aufbereiten kann um sie dann in einem Report anzeigen zu können.

Microsoft Power BI gehört zum Thema Business Intelligence.

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Martin Kopp

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