Die arelium GmbH wurde angefragt einen zweitägigen Kurs zum Thema „Power BI“ zu geben. Dabei bestand der Teilnehmerkreis aus Mitgliedern der (IT-)Leitungspositionen, der Buchhaltung, der Systemadministration und Werkstudenten. Ziel der Power BI Schulung sollte es sein, sowohl die Mitglieder der IT-Abteilung als auch den vertretenden Fachbereich in die Lage zu versetzen, sich ein Urteil über die Sinnhaftigkeit der Einführung von Power BI als führendes Reporting-Instrument bilden zu lassen. Es sollten die Grundideen des Produktes verstanden, erste Berichte designt und die dazu notwendigen vorbereitenden Maßnahmen erlernt werden.
Bunte Mischung aus Theorie und Praxis
Aufgrund der extrem inhomogenen Gruppe und den damit verbundenen unterschiedlichen Vorkenntnissen, war eine der großen Herausforderungen die richtige Mischung aus Theorie und Praxis zu finden. Einerseits soll man niemanden abhängen, andererseits, gab es einige sehr technisch interessierte Teilnehmer, die auch einen tiefen Blick unter die Motorhaube von Power BI riskieren wollten. Gelöst habe ich diese Herausforderung durch einen abwechslungsreichen Mix aus Folienvortrag, Praxisbeispielen, Übungen zum selber knobeln und dem Online-Quiztool „Kahoot“, mit dem ich vorbereitete Fragen zur Lernzielkontrolle eingestreut habe. So entstand eine angenehme Stimmung zwischen aktiver Gruppenarbeit zur Lösung der Beispielaufgaben und gesundem Wettkampf untereinander in den Raterunden, wo sich die Teilnehmer sportlich fair gegenseitig mit dem frischen Wissen beweisen konnten und dies auch taten.
Strammes Programm mit Spaß-Einlagen
In nur zwei Tagen ein umfangreiches Programm wie Power BI vollumfänglich vorzustellen und die vermittelten Inhalte auch noch mit Übungen zu festigen ist kaum möglich. Was jedoch sehr gut gelingt und dankbar von den Teilnehmern aufgenommen wird, ist die Wahl des richtigen Fokus. In diesem Fall habe ich die Gruppe anhand ihrer persönlichen Wünsche großes Mitspracherecht bei der Themengewichtung eingeräumt. Schnell einigten wir uns so auf eine Agenda, die alle wichtigen Themen in Theorie und Praxis abdeckte, genug Zeit für Beispiele und Anekdoten lies und in der der Unterhaltungsfaktor nicht zu kurz kam.
- erster Tag:
- Grundlagen Power BI (Desktop)
- Installation der Software
- Datenquellen bereitstellen
- Daten abrufen
- Erstellen erster simpler Reports
- Erste Darstellungsarten, Standardvisualisierungen
- Einfache Filter
- zweiter Tag
- Daten transformieren
- Query Editor und die Sprache DAX
- Berechnungen und Funktionen
- Komplexe Reports
- Filtermöglichkeiten für Fortgeschrittene
- Kardinalitäten, Dimensionen und Drilldowns
- Erstellung von KPIs
- Veröffentlichungen
- Dashboards
Was kann man mit Power BI machen?
Die einfachste Variante die Lernmotivation zu wecken ist es, einfach mal zu zeigen, wozu Power BI denn in der Lage ist. Wer einmal gesehen hat, wie elegant sich Reports gestalten lassen, welche feinen Einstellmöglichkeiten das Tool bietet das „Look & Feel“ zu beeinflussen (obwohl das Dank hervorragender Standardwerte und clever genutzter Voraussagen kaum nötig ist), der möchte sofort starten seinen eigenen Bericht anzufertigen. Wenn man dann noch vorgeführt bekommt, dass schon im Editor die frisch eingebauten Filter funktionieren und man dort nicht nur auf simple Textboxen angewiesen ist, ist die Neugier endgültig geweckt von der Anzahl der zur Verfügung stehenden Visualisierungen mal ganz zu schweigen. Hier findet man nicht nur klassische Balken- oder Säulenschaubilder, Kurvenverläufe und Tortendiagramme. Auch modernere Varianten wie Treemaps und Wortwolken gehören zur Grundausstattung, die sich jederzeit über den Marketplace noch erweitern lässt.
Die berühmte 80:20-Regel und die wichtigste Folie in einer Power Bi Schulung überhaupt
Zwei Punkte habe ich trotz aller Euphorie gebetsmühlenartig wiederholt, was anfänglich auf Skepsis gestoßen ist. Im Laufe der ersten Übungen wurde der Wahrheitsgehalt dieser Praxiserfahrung aber um so deutlicher und nach einigen Stunden haben die Teilnehmer ihrerseits diese Weisheiten zitiert:
- Jeder Arbeit mit Power Bi durchläuft zwingend die folgenden Punkte in genau dieser Reihenfolge:
- Datenquelle auswählen und vorbereiten
- Datenquelle anbinden und Daten abholen
- Daten bei Bedarf transformieren
- Daten visualisieren
- Bei Bedarf Filter einbauen
- Reports und KPIs veröffentlichen
- 80% des Aufwandes liegt in der Datenbereitstellung und Transformation. Hier spielt die Musik, die später über den Erfolg entscheidet. Jeder Fehler in der Informationszusammenstellung uns jede Inkonsistenz in der Datenqualität führen zwangsläufig zu Fehlern. Das „Zusammenklicken“ des eigentlichen Visuals ist hingegen mit ihrem gerade mal 20%-Anteil am Gesamtaufwand dank des hervorragenden Editors schnell gemacht und geht mit etwas Übung locker von der Hand
Datenbankwissen ganz nebenbei
Natürlich darf in einer solchen Schulung auch die Theoriebetrachtung nicht zu kurz kommen. Doch dank der richtigen Praxisbeispiele lernen die Teilnehmer fast unbemerkt so wichtige Begriffe wie „Sternschema“, „Snowflake“ oder „referentielle Integrität“. Die ersten Programmierungen mit der Sprache DAX machen auch viel mehr Spaß, wenn man im Wettkampf mit anderen eine Art Geheimschrift knackt, als wenn man einfach stumpf Stringoperationen wie „TRIM“, „SEARCH“ oder LEN vorgesetzt bekommt.
Die Kunst des Umgangs mit Daten und dem Tool
Ein Tool wie der Power BI Desktop ist sehr mächtig, was in der Regel auch mit einer Vielzahl von Konfigurationsmöglichkeiten und -pflichten einhergeht. Daher kann solch eine Power BI Schulung helfen einen Überblick zu geben. Eine aufgeräumte Oberfläche, sinnvoll angeordnete Schaltflächen und Menüpunkte sowie ein mitlernendes Kontextmenü sind da enorm hilfreich. Nach wenigen Stunden waren die Teilnehmer in der Lage aus nahezu beliebigen Datenquellen wie CSV- oder Excel Dateien ihre Informationen einzulesen und diese zu den gewünschten Reporten zu verdichten. Dabei kamen dann auch weiterführende Techniken wie Gruppierungen zum Einsatz. Neben der Anbindung auch von anderen Datenbanken oder Sourcen in der Cloud lernten die Teilnehmer auch den Grundsatz der Datensparsamkeit.
Alles, was nicht importiert wird, muss auch nicht mit ausgegeben werden!
Es ist leicht ersichtlich, dass Spalten, die niemals ausgegeben werden oder mindestens mal als Filterkriterium dienen, besser nicht erst importiert werden. So hält man die Datenmenge klein, was sich positiv auf das Laufzeitverhalten und die benötigte Speichermenge auswirkt. Auf Nachfrage habe ich dann auch mal aus dem Berateralltag geplaudert und gezeigt, wie man auch mit geringsten Datenmengen jedes potentes Datenbanksystem in die Knie zwingen kann (Beispiel: „Kopfnüsse“). Hier zeigen sich dann die Grenzen vom „Self-Service-BI“. Manchmal braucht man dann doch einen erfahrenen Berater.
